Belajar Menggunakan Auto Fill Data pada Microsoft Excel

Menggunakan Auto Fill Data pada Microsoft Excel

Daripada memasukkan data secara manual di lembar kerja, kita bisa menggunakan fitur Auto Fill atau Isian Otomatis untuk mengisi sel dengan data yang mengikuti pola atau berdasarkan pada data di sel lainnya. Fitur ini sangat berguna saat kita membuat sebuah rumus excel.

Auto Fill merupakan salah satu fitur pada aplikasi Excel yang digunakan untuk mengisi data pada sel berdasarkan pola tertentu dari data pada sel lain. Fitur ini kita gunakan misalnya saja untuk membuat penomoran yang berurutan.

Cara pengunaan fitur ini relatif sangat mudah, Anda bisa menggunakan tombol Auto Fill dalam group Editing pada tab Home atau menggunakan drag dengan mouse. Namun saya sendiri lebih menyukai Auto Fill dengan drag mouse karena merupakan cara yang paling mudah untuk dilakukan.

Autofill Excel

Selain autofill excel juga menyediakan fitur MENU FILL yang salah satu gunanya adalah untuk membuat penomoran otomatis.

Agar lebih jelas berikut ini contoh cara menggunaan Auto Fill.

  1. Pada gambar berikut ini dapat dilihat bahwa sel A2 hingga A3 telah berisi data berupa nomor 1 samapi 3. Jika Anda hendak melanjutkan penomoran tersebut ke sel bawah berikutnya, maka Anda tinggal menyorot sel A2 hingga A3. Kemudian dalam kondisi sel masih tersorot, dekatkan mouse ke sudut kanan bawah hingga pointer mouse berubah menjadi simbol tanda plus berwarna hitam seperti gambar dibawah ini.

    Auto Fill Excel
  2. Berikutnya klik dan tahan lalu drag kearah bawah hingga melewati beberapa sel sesuai kebutuhan dan lepaskan tombol mouse. Dalam gambar dibawah ini saya drag mouse sampai angka 10.

    Auto Fill Excel
  3. Setelah mouse dilepaskan hasilnya dapat dilihat pada gambar berikut ini dimana sel-sel berikutnya secara otomatis telah terisi dengan nomor yang berurutan.

    Auto Fill Excel
  4. Dalam kaitannya dengan penggunaan Formula Excel, Auto Fill ini bisa Anda gunakan untuk menyalin formula dari satu sel ke sel-sel lain yang berdekatan secara cepat. Prinsipnya sama dengan contoh Auto Fill diatas, yaitu selalu mengikuti pola yang sudah terbentuk pada sel yang menjadi acuan. Untuk lebih jelas, perhatikan contoh berikut ini.

    Auto Fill Excel
  5. Pada gambar diatas, tentunya dengan mudah kita bisa menghitung hasil penjumlahan Data A dan Data B pada pada kolom C di sel C2 dengan menggunakan Operator Hitung Dasar. Formulanya adalah : =A2+B2

    Auto Fill Excel
  6. Berikutnya, bagaimana cara untuk menghitung hasil penjumlahan pada sel-sel berikutnya, yaitu sel C3 sampai C6? Dengan cara manual tentu saja bisa, namun bayangkan seandainya data yang harus kita hitung jumlahnya cukup banyak, maka cara manual atau memasukkan formula satu-persatu tentu tidak efisien.
  7. Agar lebih cepat sekaligus mempermudah pekerjaan kita maka kita bisa menggunakan fitur Auto Fill yang telah disediakan Excel. Caranya sama seperti contoh Auto Fill sebelumnya. Anda tinggal memilih sel C2 yang telah berisikan formula perhitungan, lalu mendekatkan pointer mouse ke sudut kanan bawah dan kemudian klik, tahan, lalu drag ke arah bawah (Lihat Gambar Auto Fill Formula 2).

    Auto Fill Excel
  8. Setelah sampai di sel C6, lepaskan tombol mouse lalu perhatikan hasilnya. Secara otomatis sel C3 samapi C6 telah berisikan formula dengan mengacu pada formula didalam sel C2.

Setelah mencoba contoh diatas coba juga Auto Fill Formula dengan cara drag/seret mouse tadi ke arah kanan melewati beberapa kolom D, E, F, dst. sesuai kebutuhan.

Jika dianalisa, dari contoh tersebut dapat kita amati bahwa proses Auto Fill pada sel yang berisikan formula tadi akan selalu menambahkan alamat sel dengan sel berikutnya, tergantung kearah mana kita lakukan proses Auto Fill tersebut:

  • Jika arahnya kebawah maka nomor baris yang akan selalu bertambah, contohnya 1, 2, 3, 4, 5, dst...
  • Jika arahnya kekanan maka nama kolom yang akan selalu bertambah, contohnya A, B, C, D, E, dst...

Pada contoh diatas, arah proses Auto Fill adalah kebawah, hingga nomor baris yang akan selalu bertambah sementara nama kolomnya tetap.

Untuk menuliskan rumus excel yang lebih kompleks terkadang kita menghendaki rujukan sel tertentu tidak berubah saat di auto fill. Jika demikian maka kita butuh menerapkan Sel Absolut yang saya bahas pada artikel tentang Referensi Absolut pada Excel.

Jika dalam tulisan kali ini ada yang belum difahami atau mungkin sobat memukan kesalahan saya memberikan turorial, jangan sungkan-sungkan untuk meninggalkan komentar. Terima kasih sudah berkenan membaca. Silahkan gabung di Forum Kelas Excel untuk saling berkomunikasi sesama pengguna Excel.

0 komentar