Tutorial Cara Print di Excel Supaya Tidak Terpotong & Rapi

Tutorial Cara Print di Excel Supaya Tidak Terpotong & Rapi

Panduan lengkap cara print excel atau mencetak file excel supaya hasilnya rapi, tidak terpotong, tidak terlalu kecil/besar dan hasil cetak bisa full halaman kertas cetak.
Cara Print Di Microsoft Excel

Cara Print Excel - Bagaimana cara mencetak file excel atau print di excel dengan rapi, tidak terpotong dan sesuai dengan ukuran kertas yang digunakan?

Anda mengalami hasil print out terpotong dan terlalu besar atau sebaliknya terlalu kecil dan tidak full kertas serta masalah umum lainnya saat nge-print di excel atau mencetak dokumen excel?

Untuk sebagian pengguna microsoft excel, proses mencetak dokumen biasanya menjadi masalah tersendiri sehingga masalah-masalah saat nge-print file excel di atas lazim terjadi.

Microsoft Excel menyediakan banyak opsi untuk mengatur bagaimana file excel Anda akan diprint atau dicetak. Sehingga tidak hanya sekedar Ctrl+P lalu Print atau Enter.

Pada tutorial excel kali ini, "Kelas Excel" akan memberikan tips bagaimana melakukan printout file excel yang benar atau cara mencetak dokumen excel supaya hasilnya terlihat rapi dan sesuai dengan yang Anda inginkan.



CARA NGE-PRINT FILE DI EXCEL


Untuk mencetak atau print dokumen yang kita buat di excel caranya relatif mudah. Yakni dengan mengaktifkan menu perintah Print atau cetak file excel yang terdapat pada backstage view (Klik Tab File) atau cukup dengan menggunakan Shortcut CTRL+P.

Backstage view ini baru dikenalkan oleh excel mulai Excel 2010 atau yang lebih baru (Excel 2013, excel 2016).

Cara Print Excel

Pada halaman pengaturan Print diatas ada beberapa opsi yang bisa Anda sesuaikan, antara lain:
  1. Copies : Mengatur jumlah salinan pencetakan file.
  2. Printer : Memilih dan Menampilkan jenis printer yang bisa Anda gunakan untuk mencetak file excel.
  3. Mencetak semua atau sebagian lembar kerja.
    • Print Active Sheet - Mencetak sheet yang sedang aktif saja.
    • Print Entire Workboook - Mencetak semua sheet.
    • Print Selection - Mencetak sebagian range yang terseleksi saja.
    • Print Selected Table - Mencetak format Tabel Excel yang terpilih.
    Print sebagian atau semua sheet excel
  4. Pages : Memilih halaman berapa saja yang akan dicetak.
  5. Memilih jenis Orientasi halaman (Landscape/Portrait).
  6. Memilih jenis ukuran kertas cetak.
  7. Mengatur margin atau batas tepi pada kertas cetak.
  8. Mengatur skala pencetakan.
    • Fit Sheet on One Page - Menyusutkan semua bagian yang dicetak ke dalam 1 halaman saja.
    • Fit All Column on One Page - Menyusutkan lebar bagian yang dicetak ke dalam 1 halaman saja
    • Fit All Row on One Page - Menyusutkan tinggi/panjang bagian yang dicetak ke dalam 1 halaman saja.

Jika pengaturan dan print preview nya sudah sesuai langkah terakhir untuk mencetak file excel adalah dengan memilih tombol Print.

Memang cukup mudah bukan? Namun untuk menghasilkan tampilan cetak halaman yang rapi dan tidak terpotong tentunya tidak sesederhana itu.

Selanjutnya silahkan ikuti tips-tips cara print excel berikut.

TIPS SEBELUM NGE-PRINT DI EXCEL


Berbeda dengan Ms. Word yang tampilannya berbentuk lembaran halaman sesuai ukuran kertas cetak, Microsoft excel merupakan aplikasi berbasis spreadsheet dimana bagian utamanya berupa kumpulan cell yang terbentuk dari pertemuan grid baris dan kolom.

Anda dapat membayangkan membuat sebuah tabel di MS. Word dengan ribuan kolom dan sejuta lebih baris? Apakah kolom dan baris tersebut dapat dimuat dalam 1 lembar kertas ukuran A4 (21cm x 27,9cm)?

Dengan excel hal tersebut bisa saja dilakukan, hanya saja tampilannya tentunya akan sangat kecil dan tidak terbaca oleh mata.

Dari gambaran di atas yang saya ingin sampaikan bahwa excel mencetak lembaran dokumen dengan persentase tertentu sehingga tampilan hasil print dapat membesar atau mengecil dari ukuran aslinya.

Untuk itu ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan sebelum mencetak file atau nge-print di excel:
  1. Anda harus pandai-pandai mengatur isi data yang akan di cetak. Kalau memungkinkan pisahkan isian data yang hanya digunakan sebagai database dengan data yang akan diprint out.
    • Untuk data yang hanya akan disimpan dalam file excel isiannya dapat melebar sebanyak kolom excel yang tersedia.
    • Untuk data yang akan di cetak sebaiknya tidak terlalu lebar (melibatkan banyak kolom) sehingga akan terpotong atau terlalu kecil saat di cetak jika dipaksakan muat dalam 1 lembar kertas.
  2. Pastikan pengaturan ukuran kertas di excel dan jenis kertas pada printer sudah sesuai dengan kertas yang akan anda gunakan untuk mencetak dokumen excel tersebut.
  3. Tentukan margin atau batas cetak sesuai kebutuhan.
  4. Gunakan Jenis Page Layout View untuk melihat bagaimana tampilan hasil cetak dokumen.
  5. Untuk jenis dokumen yang lebar dengan banyak kolom, sebaiknya gunakan Lanscape Orientation atau halaman mendatar.
  6. Sesuaikan Print Area jika ingin mencetak sebagian atau beberapa bagian dari sebuah worksheet saja.
  7. Jika Halaman yang akan diprint cukup panjang sehingga terbagi menjadi beberapa halaman, pastikan pergantian setiap halaman (Page Break) sudah sesuai keinginan Anda.
  8. Gunakan pengaturan skala pencetakan untuk mengatur skala hasil cetak atau membagi hasil print dalam beberapa halaman yang Anda tentukan.

Supaya lebih jelas, masing-masing akan saya jelaskan lebih lanjut pada bagian berikutnya di bawah ini.

Jika diperlukan sebelum mencetak file excel Anda juga bisa menambahkan Header & Footer pada Excel. Panduannya bisa Anda pelajari pada halaman berikut: Membuat Header dan Footer di Excel

MENENTUKAN UKURAN KERTAS CETAK DI EXCEL


Setelah data siap di cetak, hal pertama yang harus anda pastikan sebelum print file di excel adalah mengatur ukuran kertas.

Pastikan ukuran kertas di excel sudah sesuai dengan jenis kertas cetak Anda.

Untuk memilih ukuran kertas yang tersedia di excel bisa Anda lakukan pada Tab Page Layout--Group Page Setup--Size.

Mengatur ukuran kertas di excel

Jenis dan ukuran kertas yang tersedia di excel mengikuti Printer default yang Anda gunakan. Untuk membuat ukuran kertas lain bisa Anda tambahkan dengan melakukan pengaturan pada setting printer.

MENYESUAIKAN MARGIN HALAMAN EXCEL


Seperti umumnya mencetak sebuah file dokumen, setelah menentukan jenis ukuran kertas, Anda perlu menyesuaikan batas halaman cetak.

Cara yang sederhana adalah dengan memilih menu Margin yang ada di Tab Layout.

Mengatur Margin Halaman Excel

Pada menu Margin excel sudah menyediakan tiga nilai default margin: Normal, Wide, dan Narrow. Jika Anda membutuhkan untuk menentukan Margin atau batas cetak secara manual, pilih saja menu Custom Margins.

Pada kotak dialog Page Setup yang muncul saat Anda memilih menu Custom Margins, selain menyesuaikan margin halaman, terdapat opsi tambahan untuk membuat hasil cetak center atau berada pada posisi tengah halaman kertas cetak baik secara vertikal atau horisontal.

Menengahkan hasil cetak pada Microsoft Excel

Apabila Anda mencentang opsi ini, maka excel akan mencetak dokumen Anda persis ditengah halaman kertas.

MELIHAT TAMPILAN PRINTOUT DENGAN PAGE LAYOUT VIEW


Saat membuka file baru, defaultnya excel akan memperlihatkan jenis tampilan normal. Jenis View yang lain, yakni "Page Layout" akan cukup membantu Anda membuat hasil print file excel yang rapi dan tidak terpotong.

Setelah jenis dan ukuran kertas cetak sesuai, gunakan Page Layout View untuk melihat bagaimana tampilan dokumen yang akan anda print terlihat di atas kertas.

Caranya adalah dengan memilih tombol Page Layout yang ada di Tab View--Group Workbook Views.

Page Layout View Excel

Saat jenis tampilan "Page Layout" ini aktif, excel akan menampilkan secara jelas bagaimana data-data Anda terlihat di atas kertas termasuk dibagian mana saja dokumen yang akan Anda print terpotong.

Tampilan Page Layout di Excel

MENGUBAH ORIENTASI HALAMAN CETAK EXCEL


Pada banyak kasus hasil cetak yang terpotong di excel bisa diselesaikan hanya dengan mengubah orientasi halaman cetak menjadi mendatar.

Secara default model halaman cetak pada microsoft excel adalah portrait, vertikal atau berdiri. Namun jika halaman yang akan anda print terdiri dari banyak kolom, Model cetak horizontal, landscape atau mendatar sepertinya akan lebih cocok. Sehingga kolom-kolom yang akan di cetak pada kertas bisa muat dalam ssatu halaman.

Untuk memilih orientasi halaman cetak di excel bisa Anda lakukan pada Tab Page Layout--Group Page Setup--Orientation.

Mengubah orientasi halaman excel

MENYESUAIKAN PRINT AREA


Secara default saat mencetak lembaran file excel maka seluruh bagian yang cell yang ada isinya akan dicetak. Jika Anda hanya membutuhkan beberapa bagian saja yang di print out, maka Anda bisa mengaturnya dengan menyesuaikan pengaturan area cetak (Set Print Area).

Cara memilih Area cetak document di excel adalah sebagai berikut:
  1. Pilih range cell atau bagian mana yag ingin Anda print
  2. Pada Tab Page Layout--Group Page Setup--Klik Print Area, pilih menu Set Print Area.

Misal pada contoh ini saya hanya ingin mencetak data untuk tahun 2017 saja pada kolom A:F.

Mengatur Print Area Excel

MENYESUAIKAN PAGE BREAK (PERGANTIAN SETIAP HALAMAN) CETAK


Apabila halaman yang akan anda cetak cukup panjang dan terdiri dari banyak baris-baris data, maka dokumen Anda akan terbagi menjadi beberapa halaman.

Untuk bagian ini akan lebih mudah dilihat jika Anda mengaktifkan tampilan Page Break Preview yang bisa anda aktifkan pada Tab View-Group Workbook Views.

Page Break Preview Microsoft Excel

Jika Anda perhatikan tampilan page break preview di atas, Microsoft Excel akan mencetak Print Area yang sudah terpilih menjadi 2 halaman. Yakni bagian yang ada di dalam garis biru. Sedangkan bagian diluar garis tidak akan ikut tercetak.

Garis putus-putus pada tampilan tersebut menunjukkan page break atau potongan pergantian halaman cetak.

Menambahkan atau Menyesuaikan Page Break Excel


Pada contoh di atas misalnya Anda ingin pergantian halaman dilakukan pada baris ke 32, sehigga data dengan awalan Sulawesi tercetak di halaman ke-2.

Untuk mengatur page break ada 2 cara yang bisa Anda lakukan:

Cara pertama, letakkan kursor tepat pada garis putus-putus lalu tekan klik kiri dan tahan. Kemudian tarik ke arah atas atau bawah sehingga garis tersebut tepat di atas baris ke-32.

Mengatur Page Break Excel

Cara kedua, letakkan kursor pada range atau sel yang ada di baris ke 32. kemudian pada Tab Page Layout--Group Page Setup--Klik Menu Breaks, kemudian pilih menu Add Page break.

Menambahkan Page Break Excel

Menghapus Page Break Excel


Jika terdapat page break yang berlebihan atau tidak sesuai Anda juga dapat menghapusnya.

Caranya cukup mudah. Letakkan kursor pada cell dibawah page break yang ingin di hapus kemudian pilih menu Remove Page Break.

Apabila ingin megembalikan letak Page break seperti sedia kala, pilih menu Reset All Page Breaks.

MENGATUR SKALA PENCETAKAN


Selain mengatur area cetak dan page break, seperti yang sudah saya sampaikan di awal, bahwasanya excel pada dasarnya mencetak berdasarkan penskalaan (istilahnya benar tidak ini).

Di Exel anda bisa mengatur halaman yang akan anda cetak ingin dibagi dalam berapa halaman secara mendatar dan berapa halaman secara menurun. Yakni dengan mengatur menu Width dan height pada Group Scale to fit yang ada di Tab Layout.

Mengatur Height & Width Halaman Print Excel

Biasanya yang perlu di atur adalah ukuran width-nya menjadi 1 page sedangkan heightnya cukup automatic sehingga excel akan menyesuaikan ukuran tinggi halaman secara otomatis.

Maksud Height dan Width disini bukan tinggi dan lebar ukuran perhalaman. Namun membagi banyak halaman secara mendatar dan menurun dalam jumlah page/halaman tertentu.

Selain mengatur pembagian halaman dalam satuan angka integer, Anda juga bisa mengatur penskalaan halaman ini dalam satuan persen.

Untuk data yang cukup lebar Anda bisa mengecilkan persen skala dan sebaliknya untuk data yang relatif ramping Anda bisa membesarkan skalanya.

Setelah-hal-hal di atas sudah Anda lakukan kembali lakukan pengecekan (Print Preview) untuk memastikan bahwa hasil Print data akan sesuai dengan kebutuhan Anda.

Jika sudah sesuai maka file excel Anda sudah siap untuk diprint/dicetak dengan printer kesayangan Anda.

Sekian untuk pembahasan tentang cara print excel kali ini. Jika masih ada yang perlu ditanyakan silahkan sampaikan pada kolom komenta yang tersedia.

Silahkan bagikan tutorial excel ini di akun sosial media agar teman-teman Anda juga mendapatkan manfaat yang sama.

Pertanyaan, saran atau kritik, silahkan disampaikan pada kolom komentar yang tersedia.


Tutorial Cara Print di Excel Supaya Tidak Terpotong & RapiPanduan lengkap cara print excel atau mencetak file excel supaya hasilnya rapi, tidak terpotong, tidak terlalu kecil/besar dan hasil cetak bisa full halaman kertas cetak.