Cara Menggunakan Autofilter Excel Untuk Memfilter Data

Cara Menggunakan Autofilter Excel Untuk Memfilter Data

Autofilter Data Pada Excel 1
Pada tutorial excel kali ini kita akan mempelajari tentang cara menggunakan fitur autofilter pada excel. Bagaimana cara membuat filter atau membuat autofilter pada excel, melakukan filter data dalam format teks, angka dan tanggal. Juga tentang bagaimana melakukan autofilter beberapa kolom secara bersamaan, menerapkan filter excel berdasarkan warna sel, mengcopy hasil filter, serta bagaimana cara meghapus filter data.


Pada toturial tentang Mengurutkan Nama Sesuai Ranking, sudah sedikit kita bahas tentang manfaat menggunakan fitur sort and filter. Hanya saja pada tutorial tersebut yang lebih ditekankan adalah penggunaan fitur short untuk mengurutkan data.

Fitur Filter atau sering disebut juga sebagai autofilter merupakan salah satu fitur yang terdapat pada microsoft office Excel yang digunakan menampilkan baris data tertentu sesuai filter yang kita terapkan dan menyembunyikan sisa baris data lainnya.

Jadi dengan fitur Sort data akan diatur ulang sesuai urutannya, sedangkan dengan fitur filter data akan disembunyikan dan hanya menampilkan sebagian data yang kita inginkan saja.

Setelah melakukan filter data pada excel ini kita bisa melakukan tindakan lebih lanjut misal melakukan copy paste data tertentu.

Auto filter pada excel dibedakan menjadi tiga kategori, yakni berdasarkan kriteria teks, berdasarkan nilai angka/bilangan dan berdasarkan format warna tertentu.

Untuk kebutuhan filter yang lebih kompleks anda bisa mencoba menggunakan fitur Advanced filter Excel.


CARA MEMBUAT FILTER PADA EXCEL


Untuk membuat filter data pada excel ikuti langkah-langkah berikut:

  1. Untuk membuat filter data atau auto filter pada excel tabel atau range data yang ingin anda filter harus memiliki header. seperti gambar dibawah ini. Kemudian pilih menu filter yang ada di TAB DATA -- SORT & FILTER GROUP -- FILTER atau cukup dengan menggunakan shortcut Ctrl+Shift+L.

    Autofilter Data Pada Excel 2

    Jika tombol drop down seperti gambar diatas muncul pada semua header berarti langkah yang anda lakukan sudah benar.
  2. Berikutnya anda tentukan kolom mana yang akan anda filter. Dalam contoh ini saya akan menerapkan filter untuk kolom "Toko Buku". Klik menu dropdown pada header "Toko Buku" kemudian centang data yang ingin anda tampilkan. Misalnya saya hanya ingin menampilkan data Toko Buku TB.Laris 1.

    Autofilter Data Pada Excel 3
  3. Selesai. Hasilnya seperti gambar dibawah ini.

    Autofilter Data Pada Excel 4

Untuk melakukan filter lanjutan atau filter multi kolom, setelah anda melakukan filter pertama seperti diatas tinggal meengulang cara memfilter data untuk kolom lainnya dengan cara yang sama.

Autofilter Data Pada Excel 5

Dan hasilnya untuk filter Toko Buku "TB.Laris 1" dan Penerbit "Penerbit B" adalah sebagai berikut.

Autofilter Data Pada Excel 6

Sebelum menerapkan autofilter, Seleksi seluruh tabel/range data untuk memastikan tabel/range data yang akan kita filter sudah sesuai keinginan.

Cara diatas merupakan cara filter data pada excel secara umum/standart. Berikutnya kita akan mempelajari lebih dalam tentang autofilter excel ini.

MEMBUAT FILTER DATA TEKS


Untuk kolom data yang berisi data text, fitur filter excel memberikan opsi lanjutan seperi dibawah ini:

Autofilter Data Pada Excel 7


Keterangan:

  • Equals... : Filter teks pada sel yang berisi teks tertentu
  • Does not equals... : Filter teks pada sel yang tidak berisi teks tertentu
  • Begins With... : Filter teks yang diawali dengan teks tertentu
  • Ends With... : Filter teks yang diakhiri dengan teks tertentu
  • Contains... : Filter teks pada sel yang mengandung teks tertentu
  • Does Not Contain... : Filter teks pada sel yang tidak mengandung teks tertentu

Dengan menggunakan opsi-opsi lanjutan filter teks ini kita bisa melakukan filter data dengan lebih maksimal dan leluasa.

Sebagai contoh misalnya saya ingin memfilter Toko Buku yang mengandung teks "Jaya". Maka kita klik opsi Teks Filters -- Contains... sehingga muncul kotak dialog Custom AutoFilter seperti dibawah. Kemudian ketikkan teks "Jaya".

Autofilter Data Pada Excel 8


Dan hasil akhirnya seperti gambar dibawah ini :

Autofilter Data Pada Excel 9

Untuk melakukan filter dengan 2 kriteria lakukan langkah diatas kemudian tentukan kriteria kedua.

Custom teks filter diatas dilakukan untuk memfilter Kolom "Toko Buku" yang mengandung teks "Laris 1" atau "Jaya 1"

Autofilter Data Pada Excel 10

Keterangan Radio Button:
  1. And : filter untuk data yangg memenuhi kedua kriteria
  2. Or ; Untuk melakukan filter data yang memenuhi salah satu kriteria

Hasil yang diperoleh akan seperti dibawah ini:

Autofilter Data Pada Excel 11

Jika anda perhatikan dengan teliti pada kotak opsi custom filter diatas ada keterangan tentang penggunaan karakter whilcard. Seperti pada fitur FIND and REPLACE EXCEL yang kita bahas sebelumnya.

Tanda tanya (?) mewakili satu karakter teks dan tanda bintang (*) mewakili banyak karakter teks.

MEMBUAT FILTER DATA ANGKA/BILANGAN


Seperti autofilter pada kolom yang berisi teks, Excel juga memberikan opsi filter khusus jika kolom yang akan kita filter sekumpulan data berformat angka. Perhatikan gambar berikut.

Autofilter Data Pada Excel 12

Number filter atau filter angka yang  bisa kita lakukan pada prinsipnya hampir sama dengan operator perbandingan aritmatika. untuk lebih jelasnya sebagai berikut.

  • Equals... : Membuat filter untuk angka yang sama dengan (=)
  • Does Not Equal... : Membuat filter untuk angka yang tidak sama dengan (<>)
  • Greater Than... : Membuat filter untuk angka yang lebih dari (>)
  • Greater Than or Equal To... : Membuat filter untuk angka yang lebih dari atau sama dengan (>=)
  • Less Than... : Membuat filter untuk angka yang kurang dari (<)
  • Less Than or Equal To... : Membuat filter untuk angka yang kurang dari atau sama dengan (<=)
  • Between... : Memfilter  untuk angka yang bernilai diantara dua angka tertentu.
  • Top10... : Memfilter 10 angka tertinggi
  • Above Average... : Memfilter angka yang bernilai diatas rata-rata
  • Below Average... : Memfilter angka yang bernilai dibawah rata-rata.

Sebagai contoh autofilter dibawah ini akan memfilter data Harga diatas 60.000 dan dibawah 80.000

Autofilter Data Pada Excel 13

Hasilnya adalah sebagai berikut:

Autofilter Data Pada Excel 14

MEMBUAT FILTER DATA TANGGAL


Selain text filter dan number filter untuk data dalam format tanggal excel juga menyediakan opsi lebih lanjut. Secara default auto filter akan mengelompokkan tanggal pada kolom terfilter berdasarkan tahun, bulan dan tanggal.

Jika anda memfilter data dalam format tanggal maka penampakan opsi filternya akan seperti ini:

Autofilter Data Pada Excel 15

Masing-masing date filter diatas keterangannya adalah sebagai berikut:

  • Equals... : Menampilkan baris yang berisi tanggal tertentu
  • Before... : Menampilkan baris yang berisi tanggal sebelum tanggal tertentu
  • After... : Menampilkan baris yang berisi tanggal setelah tanggal tertentu
  • Between... : Menampilkan baris yang berisi tanggal diantara dua tanggal tertentu
  • Tomorrow... : Menampilkan baris yang berisi tanggal 1 hari setelah hari ini (Besok)
  • Today... : Menampilkan baris yang berisi tanggal hari ini
  • Yesterday... : Menampilkan baris yang berisi tanggal 1 hari sebelum tanggal hari ini (Kemarin)

Excel menganggap awal minggu adalah hari minggu. Sehingga misal sekarang adalah 17 Nopember 2016 (Kamis), maka seminggu yang lalu adalah tanggal 6-12 Nopember 2016 (Minggu-Sabtu). Tanggal 13-19 adalah Minggu ini dan tanggal 20-26 adalah minggu depan.

  • Next week... : Menampilkan baris yang berisi tanggal seminggu berikutnya. 
  • This week... : Menampilkan baris yang berisi tanggal seminggu ini
  • Last week... : Menampilkan baris yang berisi tangal seminggu yang lalu.
  • Next month... : Menampilkan data yg berisi tanggal bulan setelah bulan sekarang
  • This Month... : Menampilkan data yang berisi tanggal dengan bulan yang sama dengan bulan sekarang.
  • Last Month... : Menampilkan data yang berisi tanggal dengan bulan yang sama dengan bulan lalu.

Excel membagi satu tahun dalam 4 bagian, bulan 1,2,3 masuk Quarter pertama, bulan 4,5,6 masuk quarter kedua, bulan 7,8,9 masuk quarter ketiga dan bulan 10,11,12 masuk quarter terakhir atau keempat.

  • Next Quarter... : Menampilkan data yg berisi bulan-bulan setalah quarter sekarang
  • This Quarter... : Menampilkan data yg berisi bulan-bulan yang sama dengan quarter sekarang
  • Last Quarter... : Menampilkan data yg berisi bulan-bulan quarter sebelum quarter sekarang
  • Next Year... : Menampilkan data yg berisi Tahun depan
  • This Year... :Menampilkan data yg berisi Tahun sekarang
  • Last Year... :Menampilkan data yg berisi Tahun yang lalu
  • Year To Date... : Menampilkan data yg berisi Awal tahun sampai hari ini (sekarang)

Untuk cara penerapannya sama dengan filter angka dan teks yg sudah saya jelaskan diatas. Gambar berikut akan menampilkan data untuk tanggal 12 Oktober 2016 sampai 2 Nopember 2016.

Autofilter Data Pada Excel 16

MENERAPKAN FILTER BERDASARKAN WARNA SEL


Selain berdasarkan angka, teks, dan tanggal autofilter excel juga bisa digunakan untuk memfilter berdasarkan format warna. format warna yang disedikan adalah berdasarkan warna sel, warna teks dan warna icon.

Autofilter Data Pada Excel 17

Dan hasilnya adalah yang berwarna kuning saja yang ditampilkan:

Autofilter Data Pada Excel 18

FILTER ULANG SETELAH MELAKUKAN PERUBAHAN DATA


Setelah melakukan filter dan ada perubahan data excel tidak serta merta secara otomatis menerapkan filter. untuk itu diperlukan melakukan filter ulang. caranya adalah dengan memilih menu ReApply atau cukup dengan shortcut Ctrl+Alt+L.

Autofilter Data Pada Excel 19

MENG-COPY HASIL FILTER DATA


Setelah terfilter mungkin anda ingin mengcopy hasil filter ke tempat lain. Caranya seperti cara copy paste pada umumnya yakni seleksi seluruh sel yg terlihat kemudian copy ke tempat rang yang lain.

Yang perlu anda perhatikan pada waktu mempaste hasil copyan jangan dipaste pada sel yang sebaris dengan data kita. karena pada data kita ada baris-baris yang tersembunyi.

Dalam beberapa kasus baris yang tersembunyi ternyata juga ikut terpaste. Jika terjadi hal ini maka cara copy pastenya adalah dengan menggunakan fitur Go To Special pada menu Home tab -- Editing group -- Find & Select -- Go to Special... -- Visible Cells only.

Autofilter Data Pada Excel 20

MENGHAPUS FILTER EXCEL


Setelah melakukan filter pada data yang kita miliki jika tidak diperlukan lagi kita bisa menghapus filter-filter excel tersebut. tentunya hal ini dibutuhkan untuk menampilkan kembali baris-baris data yang tersembunyi disebabkan oleh auto filter yang kita terapkan.

Untuk menghapus filter pada kolom tertentu caranya adalah dengan mengklik tombol filter yang terdapat pada header kolom dan pilih menu Clear Filter from ...

Autofilter Data Pada Excel 21

Sedangkan untuk menghapus semua filter semisal filter dilakukan pada beberapa kolom caranya adalah pilih menu Clear pada Tab Data -- Sort & Filter group -- Clear.

Autofilter Data Pada Excel 22

Demikian yang bisa saya jelaskan tentang fitur autofilter pada excel ini. Jika masih ada yg kurang jelas silahkan sampaikan dikolom komentar. Lain waktu akan kita dalami tentang advanced filter pada excel.

0 komentar