Cara Membuat Dropdown List Dengan Data Validation Excel

Cara Membuat Dropdown List Dengan Data Validation Excel

Cara Membuat Dropdown List Menggunakan Data Validation Excel
Pada tutorial belajar excel sebelumnya kita sudah belajar tentang cara menggunakan data validation excel. Kali ini kita akan belajar tentang cara mudah membuat pilihan sel untuk input data dalam bentuk dropdown list atau combo box pada lembar kerja excel dengan menggunakan data validation.

Fitur "Data validation" excel sendiri bertujuan untuk membatasi isi sebuah sel pada lembar kerja atau worksheet excel. Sehingga kita akan terhindar dari kesalahan input atau entry data saat memasukkan nilai ke dalam sebuah sel excel.

Selain membatasi isi sel dengan sebuah nilai atau rentang nilai tertentu, kita juga bisa membatasi isi sebuah sel dengan sejumlah nilai angka termasuk tanggal dan waktu serta nilai teks yang kita tentukan.

Kemudian untuk mempermudah input datanya, nilai-nilai tersebut kita tampilkan dalam bentuk pilihan dropdown list sehingga akan mempermudah dalam melakukan entry data.

Misalnya untuk sel yang berisi jawaban Ya dan Tidak, kita bisa membatasi isi sel tersebut dengan teks "YA" atau "TIDAK" saja. Untuk isian jenis kelamin kita bisa membatasi isi sel-nya dengan pilihan "L" atau "P" saja. Hal ini akan mengindarkan kita dari menulis Lk atau Laki-laki dan Pr atau Perempuan.

Sebelum melanjutkan membaca tutorial ini sangat saya sarankan untuk membaca tutorial excel tentang cara menggunakan data validation excel.

Lalu bagaimana cara membuat jenis validasi yang semacam ini di excel?



CARA MEMBUAT DROPDOWN LIST DI EXCEL


Untuk membuat pilihan sel dalam bentuk dropdown list atau sering juga disebut combo box, ikuti langkah-langkah berikut :

  1. Pilih (seleksi) Sel/Range dimana dropdown list akan ditampilkan.
  2. Pilih Menu Data Validation Pada Tab Data -- Group Data Tools atau gunakan Shorcut excel Alt+A+V+V.

    Data Validation Excel Menu

  3. Setelah muncul kotak pilihan (option box) "Data Validation" pada bagian dropdown Allow: pilih "List".

    Cara membuat dropdown list excel 1

  4. Pada bagian Source: tuliskan list atau daftar data list yang akan diijinkan untuk dimasukkan ke dalam cell.

    Cara membuat dropdown list excel 2

    Misal pada gambar diatas saya memasukkan teks "Laki-laki;Perempuan" untuk mebuat pilihan sel Laki-laki dan perempuan untuk isian jenis kelamin.

    Selain menuliskan list data secara langsung, Source dropdown list ini bisa juga mengacu pada range data tertentu atau berupa named range excel.
  5. Pastikan bagian ignore blank dan In-cell dropdown tercentang.
  6. Atur input message dan alert message jika diperlukan. Bagian ini boleh diabaikan. Untuk lebih jelasnya baca pada tutorial sebelumnya.

    - input message digunakan untuk mengatur pesan saat sel tervalidasi kita pilih.
    - alert message digunakan untuk mengatur pesan yang ditampilkan saat data yang inputkan salah atau tidak sesuai dengan pengaturan validasi excel.

    Cara membuat dropdown list excel 3

  7. Pilih OK dan selesai.

Jika langkah-langkah yang anda lakukan benar maka hasilnya akan nampak seperti gambar dibawah ini:

Contoh pilihan dropdown list excel

Untuk menampilkan list validasi dalam bentuk dropdown cell pastikan pilihan In-cell dropdown tercentang. Jika tidak maka pilihan dropdown list tidak akan muncul.

DROPDOWN LIST DENGAN RANGE SOURCE DI EXCEL


Jika list data yang akan kita gunakan relatif sedikit misalnya hanya Ya dan Tidak, atau Laki-laki dan Perempuan, menuliskan daftar list data ke bagian Source List Data Validation tidak akan menjadi masalah.

Namun tentu akan menyulitkan kita jika list data tersebut relatif banyak. Misal nama-nama pelanggan atau customer, kode akun, daftar barang, dan sebagainya. terlebih jika ada kemungkinan data-data tersebut akan berubah suatu saat.

Untuk kebutuhan semacam ini sebaiknya sumber list data jangan ditulis manual langsung. Namun dengan menggunakan referensi range yang mengarah ke list data tersebut. Bisa pada sheet yang sama atau sheet lain yang berbeda.

Berikut cara membuatnya.

  1. Buat dahulu list atau daftar data yang akan kita gunakan untuk dropdown atau combobox pilihan sel ini. Daftar list ini bisa dibuat pada sheet yang sama atau sheet lain yang berbeda. Sebagai contoh saya membuat list nama buah seperti dibawah ini.

    Membuat dropdown list dengan referensi range

  2. Langkah berikutnya mirip dengan cara sebelumnya. Bedanya pada bagian Source gunakan referensi absolut yang mengarah pada range list data yang telah kita buat. Perhatikan gambar berikut:

    Membuat dropdown list dengan referensi range 2

    Selain mengggunakan referensi sel bagian source ini bisa juga kita isi dengan Named range. Untuk membuat named range silahkan baca tutorial beikut: 3 Cara Memberi Nama Range Pada Excel.

    Misal range buah saya beri nama List_Buah maka pada source tuliskan seperti digambar ini.

    Membuat dropdown list dengan referensi named range

    Untuk data list data yang dinamis atau ada kemungkinan bertambah maka gunakan nama range yang dinamis. Cara membuat nama range yang dinamis bisa anda pelajari pada bagian ini : Cara Membuat Nama Range Dinamis pada Excel

  3. Sesuaikan pengaturan yang lainnya. Jika sudah klik OK. dan hasilnya akan seperti ini:

    Contoh pilihan dropdown list excel dengan referensi range


Mudah bukan?

Untuk tutorial membuat dropdown list dinamis yang otomatis menyesuaikan sumber data yang kita buat bisa anda pelajari pada link berikut: Cara Membuat Dropdown List Dinamis di Excel.

Sedangkan untuk tutorial membuat dropdown list bertingkat yang otomatis menyesuaikan input data pada sel lain bisa anda pelajari pada link berikut: Cara Membuat Dropdown List Bertingkat di Excel.

Sekian dulu untuk tutorial membuat pilihan sel dengan dropdown list excel.

Jika ada manfaatnya jangan lupa di bookmark atau di share agar lain waktu saat membutuhkan mudah untuk ditemukan.

0 komentar