Data Validation Excel - Cara Membatasi Isi Cell di Excel

Data Validation Excel - Cara Membatasi Isi Cell di Excel
Pada microsoft excel kita bisa membatasi isi sebuah cell atau range sesuai dengan kriteria tertentu yang kita inginkan.

Misalnya sebuah sel hanya boleh diisi dengan angka 1-10, teks tertentu, hanya boleh diisi dengan format tanggal saja, dan sebagainya.

Pada dasarnya validasi atau pembatasan isi ini bertujuan untuk meminimalisir serta menghindari kesalahan input data agar data yang kita peroleh benar-benar valid sesuai yang kita harapkan.

Untuk kebutuhan semacam ini microsoft excel menyediakan sebuah fitur yang diberi nama "Data Validation".

Dengan menggunakan fitur data validation maka kita bisa melakukan hal-hal sebagai berikut:

  1. Membatasi isi sel excel dengan nilai atau teks tertentu.
  2. Membatasi isi sel dengan rentang nilai angka, tanggal atau waktu tertentu.
  3. Membuat daftar atau list data yang bisa dimasukkan ke dalam sel.
  4. Menampilkan pesan tentang jenis data yang bisa kita masukkan ke dalam sel excel.
  5. Menampilkan pesan tertentu jika data yang kita masukkan ke dalam sel tidak sesuai.
  6. Dan lain-lain.

Lalu bagaimana cara menerapkan serta menggunakan fitur data validation excel ini?


CARA MENGGUNAKAN "DATA VALIDATION" DI EXCEL


Untuk menggunakan data validation atau membatasi isi sebuah sel dan atau range excel ikuti langkah-langkah berikut:

  1. Pilih (seleksi) Sel/Range yang akan kita atur data validation-nya.
  2. Pilih Menu Data Validation Pada Tab Data -- Group Data Tools.

    Data Validation Excel Menu

    Langkah diatas bisa juga kita lakukan dengan Shorcut Alt+A+V+V.
  3. Setelah muncul kotak opsi "Data Validation", setting pengaturan validasi data atau pembatasan isi sel yang diinginkan.

    Data Validation Option Box Excel

    Penjelasan lebih lanjut tentang pengaturan validasi data ini ada dibagian selanjutnya.
  4. Terkhir Pilih/Klik OK untuk menyelesaikan dan menerapkan pengaturan validasi data.

PENGATURAN KRITERIA DATA VALIDATION


Setelah mucul "Data Validation" Option box, pada Tab Setting digunakan untuk pengaturan kriteria validasi data/ batasan isi sel yang akan diterapkan.

Pada bagian Allow:, ada 8 jenis kriteria yang bisa kita pilih sesuai kebutuhan validasi yang kita inginkan :

Data Validation Allow Criteria Excel

Keterangan :

  • Any Value: Tidak ada batasan isi cell. Semua value (data teks atau angka) bisa di masukkan ke dalam cell.
  • Whole Number: Membatasi isi Cell hanya number atau angka numeric saja.
  • Decimal: Sama dengan Whole Number, hanya saja kita bisa mengatur nilai validasi yang digunakan sampai pada ketelitian angka desimal.
  • List: Isi cell hanya terbatas pada daftar atau list yang kita tentukan.
    Kriteria List Data validation ini dibahas lebih detail pada bagian: Cara Membuat Dropdown List Dengan Data Validation Excel
  • Date: Membatasi isi cell dengan kriteria tanggal.
  • Time: Membatasi isi cell dengan kriteria waktu.
  • Text Lenght: Membatasi jumlah panjangnya karakter Text yang bisa dimasukkan ke dalam cell excel.
  • Custom: Menentukan sendiri kriteria data validation dengan memasukkan rumus excel atau formula tertentu.

Setelah memilih salah satu diantara 8 jenis data validation diatas pada bagian Data: untuk beberapa jenis kriteria kita bisa melakukan pengaturan selanjutnya.

Jika anda sudah terbiasa dengan operator perbandingan excel maka bagian pengaturan ini saya kira tidak akan menjadi masalah.

Data Validation Data Criteria Excel

Keterangan:

  • between : Hanya data terkait yang berada diantara dua pengaturan data yang bisa diinputkan pada cell.
  • not between : Hanya selain data terkait yang berada diantara dua pengaturan data yang bisa dimasukkan pada cell.
  • equal to : Hanya data yang sama dengan di pengaturan yang bisa diinputkan pada cell. Sejenis dengan operator perbandingan "=".
  • not equal to : Hanya data yang tidak sama dengan di pengaturan yang bisa diinputkan pada cell. Sejenis dengan operator perbandingan "<>".
  • greater than : Hanya data yang lebih besar dari data di pengaturan yang boleh diinputkan pada cell. Sejenis dengan operator perbandingan ">".
  • less than : Hanya data yang lebih kecil/kurang dari data di pengaturan yang boleh diinputkan pada cell. Sejenis dengan operator perbandingan "<".
  • greater than or equal to : Hanya data yang lebih besar atau sama dengan data di pengaturan yang boleh diinputkan pada cell. Sejenis dengan operator perbandingan ">=".
  • less than or equal to : Hanya data yang lebih kecil/kurang atau sama dengan dari data di pengaturan yang boleh diinputkan pada cell. Sejenis dengan operator perbandingan "<=".

Jika opsi ignore blank di centang maka excel akan mengabaikan input kosong. Sebaiknya selalu gunakan opsi ini (tercentang) untuk menghindari kemungkinan error yang muncul.

INPUT MESSAGE DATA VALIDATION


Tab pengaturan INPUT MESSAGE pada kotak opsi "Data validation" digunakan untuk mengatur pesan yang ditampilkan saat sel yang tervalidasi di pilih (select).

Data Validation Data Criteria Excel

Jika pada bagian "Show input message when cell is selected" tercentang maka saat cell tervalidasi kita pilih, secara otomatis excel akan menamilkan pesan sesuai yang kita atuar atau kita tulis pada bagian Title dan Input message.

Dan sebaliknya biarakan default atau kosongkan title dan Input message atau hilangkan centang untuk tidak menampilkan pesan saat melakkan input data.

Bagian Title merupakan judul pesan sedangkan input message merupakan isi pesan yang akan ditampilkan.

Jika data validation kita atur untuk cell A1 misal dan input message kita atur seperti pengaturan diatas maka saat sel A1 kita select akan muncul pesan seperti gambar dibawah ini:

Input Message Data Validation Excel

ERROR ALERT DATA VALIDATION


Tab pengaturan ERROR ALERT pada "Data Validation" dialog box digunakan untuk mengatur pesan peringatan jika input data yang kita masukkan pada cell tervalidasi tidak sesuai dengan pangaturan yang telah kita tetapkan.

Data Validation Excel Error Alert

Misal jika mengatur sebuah cell hanya bisa diisi dengan angka lalu kita inputkan teks ke dalam cell tersebut, maka pesan peringatan error ini akan muncul secara otomatis. Jika input data kita benar sesuai validasi data yang diberlakukan maka pesan ini tidak akan muncul.

Untuk menampilkan pesan ini pastikan bagian "Show error alert after invalid data is entered" tercentang. Sebailknya, jika tidak ingin menampilkan peringatan erorr setelah terjadi kesalahan input maka kosongkan centang pada bagian ini.

Cara pengaturan selanjutnya, seperti pada pesan "input Message". Bagian Title untuk judul pesan dan bagian input message untuk isi pesannya.

Pada bagian style anda bisa mengatur style pesan yang ingin ditampilkan. Pilih salah satu diatara style STOP, WARNING, atau INFROMATION.

Dengan pengaturan seperti diatas jika input data yang kita masukkan tidak sesuai dengan data validation yang kita gunakan maka akan muncul pesan error seperti dibawah ini:

Error Alert Data Validation Excel

CARA MENGHAPUS DATA VALIDATION


Jika anda sudah tidak membutuhkan data validation lagi, cara untuk menghapus atau menghilangkan data validation adalah sebagai berikut:

  1. Seleksi atau pilih cell yang akan kita hilangkan validasi datanya.
  2. Pilih menu "Data validation" yang ada pada Tab Data -- Group Data Tools .
  3. Pilih Clear All lalu OK.

Menghapus Data Validation Excel

Demikian sedikit penjelasan tentang Data Validation di excel. Jika masih ada yang belum jelas silahkan sampaikan dibagian komentar yang tersedia. Untuk request tutorial silahkan buka laman contact yang tersedia.

0 komentar