Cara Memproteksi Cell, Sheet, dan Workbook atau File Excel

Cara mengunci atau memproteksi file excel dengan password serta jenis-jenis sistem proteksi pada cell, workbook, worksheet/ sheet, serta macro vba microsoft excel.

Tujuan memproteksi sebuah file excel adalah untuk membatasi akses pengguna terhadap isi sebuah file. Microsoft office excel sebagai salah satu program spreadsheet yang handal tentunya juga menyediakan fitur untuk melindungi hasil pekerjaan kita dengan excel ini.

Bagaimana cara protect file excel?

Pada Ms. Excel kita bisa memproteksi file agar hanya bisa dibuka jika seseorang memiliki password yang telah kita tentukan, termasuk hanya mengijinkan pengguna file untuk melihat isi dokumen excel kita (Read only) atau sekedar melindungi rumus yang telah kita buat pada area sel tertentu agar terhindar dari perubahan atau penghapusan yang tidak disengaja.

Sistem perlindungan file pada microsoft excel dibagi dalam 3 level atau tingkatan, yakni level proteksi file, level proteksi workbook dan level proteksi worksheet atau sheet. Serta 1 tambahan lagi level proteksi pada akses kode Macro VBA.

Kali ini kelas excel akan membahas 4 sistem pengamanan file excel tersebut.

1. Proteksi File Excel
2. Proteksi Workbook Excel
3. Proteksi Worksheet Excel
4. Proteksi Kode Macro VBA Excel

Proteksi Tingkat File Excel

Ada lima jenis proteksi yang bisa anda terapkan pada level file excel.

Enkripsi File Dengan Password

Dengan cara ini perlindungan terhadap file dilakukan dengan menggunakan password untuk mengunci file excel.

Cara password excel ini akan mencegah orang lain untuk membuka file excel yang telah kita kunci kecuali dia mengetahui password atau kata sandi yang telah kita atur.

Bagaimana cara mengatur enkripsi file excel dengan password ini? berikut langkah-langkahnya.

1. Klik File--Info--Protect Workbook lalu pilih Encrypt with Password.
2. Masukkan password yang akan digunakan untuk membuka file excel.
3. Masukkan kembali kata sandi atau password yang telah ditentukan sebelumnya.
4. Klik OK dan selesai.

Jika berhasil maka pada file info akan nampak seperti berikut:

Setelah pengaturan tadi selesai maka setelah menutup file tersebut anda akan diminta untuk memasukkan password setiap akan membuka file tersebut. seperti nampak pada gambar berikut:

Lalu bagaimana cara menghapus password tersebut?

Untuk menghilangkan password untuk proteksi file excel ini, setelah anda berhasil membuka file terprotect, ulangi langkah-langkah yang sama seperti saat memprotek file dengan enkripsi password, namun hapus atau kosongkan kotak password lalu klik OK.

Mengatur Password Untuk Membuka dan atau Mengubah file

Pada level ini selain melakukan enkripsi dengan password untuk membuka file, kita juga bisa mengatur 2 jenis password sekaligus. Satu password untuk membuka file dan 1 password lainnya untuk melakukan editing data atau isi file.

Berikut langkah-langkahnya:

1. Klik menu File--Save As, kemudian tentukan pada folder mana anda akan menyimpan file ini.
2. Pada kotak dialog Save As pilih menu tools--General Options disisi kanan bawah.
3. Tentukan password untuk membuka dan atau mengubah isi file. Pada bagian ini anda bisa mengisi kedua-duanya atau salah satunya sesuai kebutuhan jika ingin menggunakan maka kata sandi yang anda gunakan semestinya dibedakan, 1 untuk membuka file dan 1 untuk ijin mengubah isi file.

Pada pengaturan proteksi tersebut jika anda mencentang opsi Read-only recomended, maka setiap orang yang membuka file ini akan mendapatkan notifikasi seperti berikut:

Notifikasi tersebut bertujuan untuk memberikan pilihan pada pengguna file untuk membaca isi file dalam mode read only atau tidak.

Sebagai catatan tambahan dengan mengatur password untuk modifikasi file bukan berarti pengguna file tidak bisa melakukan perubahan isi file. Pengaturan ini hanya mencegah file asli tidak berubah, namun pengguna masih dapat mengubah dan menyimpan perubahan dengan nama file yang lain.

Menandai Sebagai File Final

Opsi proteksi file ini berguna jika file yang anda buat benar-benar dianggap selesai dan anda ingin menandai file ini sebagai versi final sehingga mencegah orang lain untuk mengubah isi file.

Saat ditandai sebagi file final maka pengguna file akan membuka file ini dalam mode read only serta akan ada notifikasi pada bagian atas file seperti berikut:

Opsi ini tidak sepenuhnya mencegah pengguna untuk mengubah isi file. Jika anda ingin keluar dari mode read only cukup dengan mengklik pilihan edit anyway pada notifikasi tersebut dan selanjutnya tanda final file akan hilang.

Membatasi Akses Restrict Access

Opsi proteksi file excel bagian ini hanya berguna bagi organisasi atau perusahaan yang memiliki Information Rights Management (IRM). Untuk informasi selebihnya silahkan baca panduan ini.

Proteksi File Dengan Digital signature

Opsi ini memberikan anda pilihan untuk menerapkan tanda tangan digital (digital signatures) pada file excel. Informasi lengkapnya silahkan dibaca pada laman ini.

Proteksi Tingkat Workbook

Selain pada level akses file, excel juga menyediakan opsi pengaturan proteksi pada level workbook atau buku kerja. Sehingga pada file excel kita bisa mengunci struktur workbook dengan menggunakan kata sandi.

Penguncian workbook pada level ini berguna untuk mencegah pengguna file untuk menambahkan sheet, memindahkan urutan sheet, menghapus sheet, menyembunyikan sheet, dan mengganti nama worksheet pada file excel.

Untuk menerapkan proteksi struktur workbook langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Buka Tab Review--Group Changes kemudian pilih menu protect workbook.
2. Centang opsi Structure dan ketik kata sandi yang anda inginkan. Jika tidak ingin meggunakan kata sandi cukup kosongkan saja bagian password ini.
3. Klik OK dan selesai.

Pada pengaturan proteksi di atas opsi windows tidak menyala. Opsi ini hanya tersedia hanya di Excel 2007, Excel 2010, Excel (Mac) 2011, dan Excel (Mac) 2016. Opsi Windows ini berguna jika kita ingin mencegah pengguna untuk memindahkan, mengubah ukuran, atau menutup window workbook, atau hide dan unhide window excel.

Proteksi Tingkat Worksheet

Proteksi pada level worksheet memungkinkan kita untuk mencegah pengguna melakukan banyal hal terkait struktur maupun isi sebuah sheet excel. Seperti mencegah atau mengijinkan seleksi sel/range, menambahkan atau menghaus baris dan kolom, memformat sel/baris/kolom, melakukan shortir, mencegah penggunaan auto filter, mencegah edit object dan lain sebagainya.

Langkah untuk menerapkannya adalah sebagai berikut:

1. Buka Tab Review--Group Changes kemudian pilih menu protect sheet.
2. Centang opsi Protect worksheet and contents of locked cells
3. Tentukan opsi apa saja yang anda ijinkan untuk dilakukan pengguna file pada bagian Allow all users of this worksheet to:
4. Jika menghendaki, ketik password yang akan anda gunakan untuk membuka proteksi sheet.
5. Klik OK dan selesai.

Penjelasan untuk masing-masing opsi proteksi sheet di atas adalah sebagai berikut:

Pengaturan Proteksi Worksheet Excel

Opsi	Mengijinkan Anda Untuk
Select locked cells	Memilih, menyeleksi atau mengaktifkan sel-sel terkunci. Secara default, anda diizinkan untuk memilih sel-sel terkunci.
Select unlocked cells	Memilih, menyeleksi atau mengaktifkan sel-sel yang tidak terkunci. Secara default, anda dapat memilih sel yang tidak dikunci, dan dapat menggunakan tombol TAB untuk berpindah antar sel yang tidak dikunci pada worksheet yang terproteksi.
Format cells	Mengubah Format Sel atau Conditional Formatting pada sel yang dikunci.
Format columns	Menggunakan setiap perintah pemformatan kolom (column), seperti mengubah lebar kolom atau menyembunyikan kolom.
Format rows	Menggunakan setiap perintah pemformatan baris (row), Seperti mengubah tinggi baris atau menyembunyikan baris.
Insert columns	Mengijinkan anda untuk menyisipkan kolom (column)
Insert rows	Mengijinkan anda untuk menyisipkan baris(row)
Insert hyperlinks	Menyisipkan hyperlink, termasuk di dalam sel yang dikunci
Delete columns	Menghapus kolom.
Delete rows	Menghapus baris.
Sort	Menggunakan setiap perintah untuk mengurutkan data
Use AutoFilter	Menggunakan Fitur filter pada range cell Saat AutoFilter aktif. Termasuk mengaktifkan atau menonaktifkan Autofilter
Use PivotTable reports	Memformat, mengubah layout, me-refresh atau mengubah laporan PivotTable termasuk membuat PivotTable baru.
Edit objects	Membuat perubahan pada objek grafik termasuk maps, charts, shape, text boxe, and setiap control yang tidak Anda buka kuncinya sebelum Anda memproteksi lembar kerja. Membuat perubahan chart, seperti pemformatan. Menambahkan atau mengedit komentar.
Edit scenarios	Menampilkan skenario yang Anda sembunyikan, membuat perubahan untuk skenario yang telah Anda cegah untuk diubah, dan menghapus skenario ini.

Sumber: Microsoft article

Untuk memproteksi sebagian cell serta penjelasan masing-masing parameter proteksi sheet di atas bisa anda pelajari pada halaman berikut: Cara Memproteksi Sebagian Cell Tertentu di Excel

Proteksi Kode Macro VBA Excel

Menggunakan kode macro VBA pada sebuah file microsoft excel akan memebrikan kemampuan lebih yang secara default tidak tersedia. Kode-kode ini berisi berisi perintah-perintah dan fungsi tertentu yang biasa digunakan untuk melakukan proses otomatisasi tertentu.

Untuk kepentingan tertentu terkadang kiat tidak menghendaki seseorang melihat kode-kode macro VBA yang kita gunakan.

Microsoft excel menyediakan fitur proteksi macro VBA ini yang bisa kita terapkan dengan cara:

1. Buka Tab developer dan pilih menu Visual Basic. Jika belum aktif ikuti panduan berikut untuk mengaktifkan Tab Developer
2. Buka menu Tools dan pilih opsi Visual Basic Properties.
3. Klik pada bagian tab Protection kemudian centang bagian Lock project for viewing.
4. Masukkan password pada bagian Password dan Confirm password.
5. Klik OK kemudian save file.

Bagaimanapun sebuah sistem proteksi juga tetap memiliki kekurangan serta kelemahan tertentu termasuk dengan microsoft excel ini. Untuk itu bagaimanapun juga anda tetap harus berhati-hati saat membagikan sebuah file excel terlebih jika didalamnya terdapat informasi-informasi penting meskipun pada file tersebut sudah anda proteksi sedemikian rupa.

demikian pembahasan kita kali ini tentang cara memproteksi file excel. Jangan lupa untuk di Bookmark serta berbagi ke media sosial yang anda gunakan. salam Kelas excel.