Cara Membuat PivotTable Excel Untuk Membuat Laporan Dan Analisis Data

Cara Membuat PivotTable Excel Untuk Membuat Laporan Dan Analisis Data

Tutorial cara membuat PivotTable excel. Latihan membuat dan menggunakan PivotTabel sederhana untuk membuat laporan dan analisis data dengan mudah dan cepat pada Ms. excel.
Cara Membuat dan Menggunakan Pivot Table Excel

Tutorial PivotTable Excel - Apakah anda pernah mendengar istilah PivotTable? Jika belum maka anda sedang membaca artikel yang tepat. Kalaupun sudah pernah mendengar namun masih kesulitan bagaimana membuat pivot table pada microsoft excel maka silahkan baca tutorial excel ini sampai selesai, sebab pada tutorial kali ini kelas excel akan mengajak anda untuk belajar pivot table dan berlatih membuat dan menggunakan pivot table pada excel.



PENGERTIAN PIVOT TABLE


Apa pengertian PivotTable di Excel?

Sebelum belajar pivot table excel lebih lanjut, kita perlu tahu dulu maksud istilah pivottable itu sendiri.

Jika anda memiliki data yang terdiri dari banyak kolom atau field, tentunya dari data tersebut perlu bisa di baca untuk dapat diartikan atau disimpulkan maknanya.

Namun demikian dengan adanya ratusan, ribuan, atau bahkan ratusan ribu baris data tentunya akan sulit bila anda harus menyimpulkan kecenderungan apa yang terjadi pada data anda, membandingkan antar field atau kolom satu dengan yang lainnya, perulangan data, hubungan perulangan data pada suatu periode, dan lain sebagianya.

Untuk melakukan analisa pada data tersebut diperlukan langkah-langkah pengelompokan, pengurutan serta pengolahan data sesuai dengan kebutuhan.

Microsoft Excel sebenarnya sudah menyediakan fitur sorting (pengurutan data), filtering (penyaringan data) serta subtotal (pengelompokan dan perhitungan data) pada sebuah table, namun jika anda merasa fitur atau fasilitas tadi masih kurang maka sepertinya anda membutuhkan Pivot Table Excel ini.

Apa sih PivotTable itu? Kalau merujuk pada laman wikipedia, pivot table di artikan sebagai berikut :

A pivot table is a table that summarizes data in another table, and is made by applying an operation such as sorting, averaging, or summing to data in the first table, typically including grouping of the data.

PivotTable adalah sebuah tabel yang merangkum data pada tabel lain yang dilakukan dengan menerapkan operasi tertentu seperti sortasi, rata-rata, atau penjumlahan ke data pada tabel pertama, biasanya termasuk pengelompokan data.

Pivot Table adalah sebuah tabel interaktif yang dalam waktu singkat bisa menampilkan ringkasan data dalam jumlah yang besar dalam bentuk dan orientasi yang berbeda serta mampu melakukan kalkulasi pada setiap item yang dibutuhkan dengan menggunakan cara perhitungan sesuai kebutuhan.

PivotTable merupakan salah satu fitur excel yang sangat powerfull untuk meringkas, menganalisa, meng-explore, serta menyajikan data anda pada microsoft excel. Penyajian data dengan pivot table relatif sangat cepat untuk dibuat dengan beberapa kali klik tanpa harus dipusingkan dengan berbagai macam rumus excel (Excel Formula). Pivot Table sangat fleksibel dan dapat dengan cepat disesuaikan, tergantung pada keinginan dalam menampilkan hasil.

Silahkan perhatikan 2 Tabel data penjualan berikut:

Contoh Tabel Penjualan Pada Excel

Isi pada kedua tabel tersebut sebenarnya sama, hanya saja susunan kolomnya yang berbeda. Meskipun datanya sama, saya yakin anda akan mendapatkan gambaran yang berbeda dari kedua model laporan penjualan tersebut.

Bagaimana jika tabel data yang akan kita analisa memiliki banyak kolom (field) serta ribuan baris (record). Tentunya akan ada lebih banyak sudut pandang yang bisa anda gunakan dalam penyajian tabel data anda.

Pivot Table dapat diletakkan pada range tertentu atau worksheet lain sesuai pilihan anda tanpa harus mengubah tabel data aslinya. Kalaupun ada perubahan data pada tabel sumber maka dengan mudah pivot tabel dapat menyesuaikan dengan perubahan sumber data tersebut.

Kolom (Column) pada excel biasa disebut dengan istilah field pada pembahasan pivot table. Kedua istilah ini merujuk pada makna yang mirip/sama, jadi jangan sampai bingung.

MANFAAT PIVOT TABLE


Apa saja manfaat yang bisa kita peroleh dengan penggunaan Pivot Table dalam penyajian data?

Dengan memanfaatkan fitur Pivot Table pada Excel anda akan dapat dengan mudah melakukan hal-hal berikut:
  1. Membuat penyajian data dengan beberapa tampilan yang berbeda dari sumber data yang sama
  2. Memindahkan field pada berbagai lokasi yang berbeda
  3. Menentukan field atau kolom mana saja yang akan ditampilkan dalam penyajian laporan atau ringkasan data
  4. Melakukan kalkulasi atau mengumpulkan field-field data numeric dalam beberapa cara (SUM, COUNT, AVERAGE, Dan lain-lain)
  5. Melakukan filter untuk menampilkan nilai-nilai data yang mana saja yang akan ditampilkan
  6. Membuat laporan dalam bentuk lain dari sebuah pivot table yang telah dibuat
  7. Membuat pivot chart dari sebuah pivot table yang telah ada

Tentu saja bukan hanya beberapa hal diatas saja manfaat dari fitur pivot table pada excel ini. Manfaat lebih jauh akan anda temukan saat sudah terbiasa dan terlatih menggunakan Pivot Tabel ini.

Lalu bagaimana cara membuat pivot tabel pada microsoft excel? bagaimana menggunakan pivot table di excel?

PERSIAPAN MEMBUAT PIVOT TABLE DI EXCEL


Sebelum berlanjut membahas tentang cara pembuatan pivot tabel di excel, ada beberapa hal yang perlu anda perhatikan sebelum membuat povot table.
  1. Pastikan tidak ada baris atau kolom yang kosong pada range data yang akan anda buat sebagai sumber data pivot table. Jika ada kolom atau baris kosong silahkan hapus terlebih dahulu. Tutorialnya bisa anda baca disini: Cara Mudah Menghapus Kolom dan Baris Kosong Di Excel
  2. Setiap kolom pada data sumber harus mempunyai nama yang unik (unique header name). Usahakan header atau kepala kolom ini jangan terlalu panjang. Buat sesingkat mungkin asal mewakili jenis data pada baris-barisnya
  3. Hindari penggunaan merge cell pada header tabel sumber data anda.
  4. Tipe data pada setiap kolom harus sama. Misalnya, jangan mencampurkan tipe data tanggal dan teks dalam 1 kolom yang sama.
  5. Sangat di anjurkan menerapkan Format Table pada data sumber, hal ini akan mempermudah anda dalam pembuatan tabel pivot serta melakukan updating data jika memang diperlukan. Pembahasan detail tentang Format Table Excel bisa anda baca pada halaman berikut: Cara Membuat Tabel di Excel
  6. Selain mengatur sumber data sebagai format table anda bisa juga menerapkan "Defined Range" untuk menamai range data tersebut. Dalam hal ini sebaiknya nama range di atur sebagai nama range yang dinamis. Tutorialnya bisa anda baca pada halaman berikut: Cara Membuat Nama Range Dinamis pada Excel

Selain beberapa hal di atas, sebelum membuat PivotTable Excel, anda juga perlu merencanakan atau membayangkan seperti apa data anda akan diringkas dan ditampilkan.

Secara umum tidak semua kolom-kolom data akan ditampilkan pada pivot table, hanya beberapa saja yang akan digunakan dalam setiap pivot table, tentunya hal ini menyesuaikan kebutuhan anda dalam menampilkan data summary dari sumber data yang anda miliki.

Pivot Table membuat cache tersendiri dari data sumber, sehingga dalam hal ini data sumber anda tidak akan diubah sama sekali, meskipun data sumber anda hapus maka tabel pivot yang telah dibuat tetap akan berjalan normal. Tentu saja dalam kasus semacam ini anda tiak bisa melakukan data refresh atau melakukan update data.

LATIHAN MEMBUAT PIVOT TABLE PADA EXCEL


Hal yang paling penting sebelum membuat atau menyusun pivot table pada excel tentunya menyiapkan data sumbernya sebagaimana keterangan sebelumnya.

Dalam contoh langkah-langkah penyusunan latihan pivot table ini saya menggunakan microsoft excel 2016. Jika anda menggunakan versi yang lebih lama anda masih bisa membuat pivot table namun dimungkinkan ada beberapa bagian misalnya soal tampilan yang sedikit berbeda.

File excel yang saya gunakan untuk contoh dan latihan pivot tabel bisa anda dapatkan pada bagian akhir tutorial ini.

PivotTable Source Data

Setelah sumber data sudah siap, langkah yang diperlukan untuk membuat sebuah pivot table sederhana adalah sebagai berikut:
  1. Klik salah satu sel atau range data yang akan kita buat pivot tabel-nya.
  2. Pilih menu Pivot Table yang ada di Tab Insert -- Table -- Pivot Table. Langkah ini bisa anda lakukan dengan menggunakan shortcut Alt+N.

    Insert PivotTable Excel

    Jika anda menggunakan Format Table pada data sumber langkah 2 di atas bisa juga anda lakukan dengan cara memilih menu Summarize PiVot Table yang ada pada Tab Table Tools -- Tools Group.

    Summarize PiVot Table Excel

    Ketiga langkah diatas (Menggunakan shortcut, menu Insert PivotTable dan menu Summarize Pivot Table Excel) akan menghasilkan kotak dialog Create PivotTable.
  3. Jika langkah anda benar selanjutnya akan muncul sebuah dialog box "Create PivotTable" Dengan nama tabel otomatis suad terisi. Dalam contoh ini nama tabel sumber yang digunakan adalah "Tabel Sumber".

    Create PivotTable Dialog Box

    Jika menghendaki range data yang lain anda tinggal menyesuaikannya.

    Pada pilihan "Choose where you want the PivotTable report to be placed", anda bisa menentukan pilihan dimana PivotTable ini akan diletakkan. Pada sebuah lembar kerja (Worksheet) baru atau pada worksheet yang telah ada.

    Pada latihan pivot table ini saya memilih New Worksheet yang artinya excel akan membuat sebuah Sheet baru sebagai tempat dimana PivotTable akan diletakkan. Jika anda memilih Existing Worksheet, tentukan pada sheet dan sel mana PivotTable akan diletakkan.

    Selanjutnya Klik OK Untuk membuat pivot table baru dengan pengaturan diatas.
  4. Setelah memilih OK pada kotak dialog sebelumnya, akan muncul sheet baru yang berisi Bidang PivotTable kosong pada workbook anda. Selain itu pada bagian sebelah kanan akan muncul PivotTable Fields.

    Create a blank PivotTable

    Bidang PivotTable kosong di sebelah kiri adalah tempat dimana PivotTable akan ditampilkan, sedangkan PivotTable Field adalah pengaturan field-field data PivotTable apa sajakah yang akan ditempakan pada bagian Row, Column, Value atau Filter.
  5. Langkah Selanjutnya adalah melakukan Drag and Drop atau dengan cara memilih pada bagian PivotTable Fileds untuk menentukan filed-field mana yang akan kita letakkan pada bagian-bagian PivotTable (Row, Column, Value dan Filter).

    Excel PivotTable Fields

    Keterangan:
    • FILTERS: Area ini kita isi dengan field yang akan kita jadikan sebagai acuan filter yang akan menyaring data pada tabel pivot yang akan kita buat.
    • COLUMNS: Area ini berisi field dan akan disusun secara mendatar (horizontal) yang pada umumnya bisa dianggap sebagai header dari nilai-nilai yang ditampilkan pada PivotTable.
    • ROWS: Area ini berisi field yang akan ditampilkan secara menurun (vertikal) secara urut di sebelah kiri area PivotTable.
    • VALUE: Bidang ini berisi fields yang menentukan data mana saja yang akan disajikan di area tabel pivot sesuai kebutuhan. Biasanya berupa angka-angka.

    Pada latihan ini saya atur pada bagian Rows adalah Field BARANG dan KUARTAL, pada bagian Columns adalah field TAHUN, Pada bagian Values adalah Field JUMLAH dan terakhir pada bagian Filters saya isi dengan Field SUPLIER.

    Bagian terakhir atau Filters bersifat opsional, jika memang tidak dibutuhkan tidak masalah dikosongkan. Sedangkan tiga bagian pertama pada umumnya harus diisi.
  6. Jika langkah-langkah yang anda lakukan persis seperti di atas maka tampilan PivotTable yang akan anda dapatkan kurang lebih akan seperti berikut ini:

    Bagian-bagian PivotTable Pada Excel

Jika anda menggunakan microsoft excel 2013 atau yang lebih baru, selain cara di atas langkah ke-2 bisa juga digantikan dengan menggunakan menu Recommended PivotTables.

Recommended PivotTables Excel

Apabila menggunakan menu ini maka excel akan mencoba mengenali dan menganalisa kebutuhan layout PivotTable yang anda butuhkan. Sialhkan dipilih beberapa layout yang disediakan dan selanjutnya haya tinggal pilih OK.

Saat menggunakan cara ini maka excel akan otomatis menempatkan beberapa field pada bagian-bagian yang ditentukan sesuai dengan rekomendasi yang anda pilih.

Jika anda menggunakan Excel 2010 atau versi sebelumnya anda tidak akan menemukan Tab Analyze, sebab pada versi ini excel masih menamai Tab ini dengan Options tab

CARA MELAKUKAN UPDATE DATA PIVOT TABLE


Sudah lazim kita ketahui bahwa sebuah tabel data bisa berubah setiap saat sesuai kebutuhan. Perubahan ini bisa jadi dikarenakan penambahan data, pengurangan data atau hanya sekedar editing atau pembenahan pada sebuah tabel data.

Jika data ini kita jadikan sebagai data sumber PivotTable bagaimana cara melakukan update PivotTable yang kita buat dari data ini?

Seperti yang sudah di jelaskan di atas, sangat disarankan menerapkan format table pada sumber data pivot anda. Salah satu kelebihannya adalah untuk mempermudah melakukan update data jika sumber data yang anda gunakan untuk tabel pivot merupakan sebuah data yang dinamis atau berubah setiap saat.

Apabila data sumber pivot yang anda gunakan merupakan sebuah Format Table atau Nama Range yang dinamis maka untuk melakukan update data cukup dengan mengguanakn menu Refresh yang bisa anda temukan di Pivot Table Tools--Tab Analyze--Data Group--Refresh.

Refresh PivotTable Data Source

Cara lain, jika data sumber anda merupakan sebuah range statis maka untuk melakukan update PivotTable adalah dengan menyesuaikan kembali range sumber pada pivot table yang bisa anda lakukan dengan memilih menu Pivot Table Tools--Tab Analyze--Data Group--Change Data Source. Berikutnya anda hanya perlu memilih atau menuliskan range data baru yang akan anda jadikan sebagai suber data pivot.

Change PivotTable Data Source

Pada dasarnya langkah-langkah diatas sudah cukup untuk membuat sebuah Pivot Table, namun tentunya PivotTable yang telah kita buat tadi perlu di desain dan di format lebih lanjut agar tampilannya lebih enak dan mudah untuk dilihat dan dibaca. Bagian ini akan kita bahas lain kali. Untuk sesi pengenalan latihan PivotTable ini saya cukupkan sampai disini dulu. Sampai jumpa pada seri tutorial PivotTable selanjutnya.

File latihan PivotTable yang digunakan dalam tutorial ini bisa anda unduh melalui link di bawah ini :

Dropbox
GDrive

*Jika link mati / tidak dapat diakses silahkan lapor via kontak yang tersedia
LINK DOWNLOAD TERKUNCI.
Silahkan SHARE untuk membuka kunci!


Jika tutorial ini bermanfaat silahkan share kepada teman-teman anda melalui media sosial yang anda gunakan, agar manfaatnya bisa dirasakan oleh lebih banyak orang.

Silahkan bagikan tutorial excel ini di akun sosial media agar teman-teman Anda juga mendapatkan manfaat yang sama.

Pertanyaan, saran atau kritik, silahkan disampaikan pada kolom komentar yang tersedia.


Cara Membuat PivotTable Excel Untuk Membuat Laporan Dan Analisis DataTutorial cara membuat PivotTable excel. Latihan membuat dan menggunakan PivotTabel sederhana untuk membuat laporan dan analisis data dengan mudah dan cepat pada Ms. excel.