SORT Excel: Panduan Mengurutkan Data (Angka, Teks & Tanggal/Waktu) di Excel

SORT Excel: Panduan Mengurutkan Data (Angka, Teks & Tanggal/Waktu) di Excel

Cara menyortir atau mengurutkan data di excel untuk satu atau beberapa kolom sekaligus menggunakan fitur sort pada Microsoft Excel
Cara Mengurutkan data di Microsoft Excel

Apakah Anda ingin tahu bagaimana cara mengurutkan angka, teks maupun tanggal dan waktu di excel?

Saat berhadapan dengan ratusan bahkan ribuan baris data excel, adakalanya kita butuh menyortir atau mengurutkan data tersebut supaya lebih terorganisir dan rapi.

Data yang disortir atau diurutkan ini dapat berupa:
  1. Angka (dari kecil ke besar atau besar ke kecil)
  2. Teks (dari A ke Z atau Z ke A)
  3. Format tanggal dan waktu (terlama ke terbaru dan terbaru ke terlama)
  4. Format sel (Warna fill background atau warna font)

Baik untuk satu kolom saja atau beberapa kolom data sekaligus.

Dan yang mungkin masih jarang diketahui bahwa di excel Anda juga dapat mengurutkan data berdasarkan custom list yang Anda buat sendiri.

Lalu bagaimana caranya? Silahkan pelajari dan praktekkan tutorial cara sort data excel atau pengurutan data di excel berikut.

Sebelumnya Anda bisa Download file latihan excel yang digunakan pada tutorial ini di bagian akhir.



MENYORTIR/MENGURUTKAN DATA DENGAN CEPAT DI EXCEl


Mengurutkan sebuah data dapat membantu Anda untuk memahami data yang tersaji dengan lebih baik, menata serta menemukan data yang Anda butuhkan sehingga Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik dan efektif.

Cara menyortir atau mengurutkan data dengan cepat di excel adalah sebagai berikut:
  1. Pilih salah satu cell pada kolom data yang akan diurutkan.
  2. Pada ribbon excel, aktifkan TAB DATA--group Sort & Filter
  3. Untuk mengurutkan data secara Ascending (dari yang terkecil ke yang terbesar), pilih ikon Sort A to Z.
  4. Untuk mengurutkan data secara descending (dari yang terbesar ke yang terkecil), pilih ikon Sort Z to A.

Sort Excel

Sekarang mari kita praktekkan.

TIPS: Apabila pada data Anda tidak terdapat kolom nomor urut, Anda bisa menyisipkan satu kolom baru kemudian isi dengan nomor urut supaya data yang tersortir dapat Anda kembalikan ke urutan semula.

Mengurutkan Angka di Excel


Pada file excel terlampir jika Anda ingin mengurutkan Angka pada kolom Total dari terbesar ke nilai terkecil, Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

  1. Sisipkan 1 kolom tambahan kemudian isi dengan nomor urut supaya data Anda dapat dikembalikan ke urutan awal. Lakukan dengan autofill untuk cara mudah memberikan nomor urutnya. Langkah ini boleh Anda abaikan.
  2. Pilih cell I1 atau cell manapun pada kolom Total.
  3. Pada TAB DATA, pilih perintah Sort Largest to Smallest untuk mengurutkan Angka terbesar ke terkecil atau Sort Smallest to Largest untuk mengurutkan Angka dari nilai terkecil ke nilai yang paling besar.

Cara Mengurutkan Angka Di Excel

Selanjutnya Anda bisa mencoba mengurutkan angka pada kolom "Harga" dan "Banyak" untuk latihan.

Untuk mengembalikan urutan data ke semula lakukan sortir A to Z atau Smallest to Largest pada kolom NO (Nomor Urut) yang telah Anda buat sebelumnya.

Jika menghendaki mengurutkan angka dengan rumus excel, panduannya bisa Anda baca pada halaman berikut: Mengurutkan Angka Dengan Rumus Excel

Mengurutkan Teks di Excel


Cara mengurutkan data teks relatif sama dengan cara mengurutkan Angka sebelumnya.

Misalnya untuk mengurutkan data berdasarkan kolom Nama, lakukan langkah-langkah berikut:
  1. Pilih cell C1 pada kolom Nama.
  2. Pada TAB DATA, pilih perintah Sort A to Z untuk mengurutkan Teks nama berdasarkan abjad A-Z atau Sort Z to A untuk mengurutkan teks nama dari abjad Z-A.

Cara Mengurutkan Teks Di Excel

Secara default pengurutan teks ini tidak peka huruf besar dan kecil. Untuk cara mengurutkan data teks yang peka terhadap huruf besar kecil akan dibahas pada bagian selanjutnya di bawah.

Mengurutkan Tanggal & Waktu di Excel


Langkah cepat untuk mengurutkan Tanggal dan waktu di Excel adalah sebagai berikut:
  1. Pilih salah satu cell pada kolom yang berisi format tanggal atau waktu. Misalnya cell B1 pada kolom Tanggal.
  2. Pada TAB DATA, pilih perintah Sort Oldest to Newest untuk mengurutkan dari Tanggal dan waktu terlama ke tanggal dan waktu terbaru atau perintah Sort Newest to Oldest untuk mengurutkan dari Tanggal dan waktu terbaru ke nilai tanggal dan waktu terlama.

Cara Mengurutkan Tanggal dan Waktu di Excel

MENGURUTKAN DATA EXCEL DENGAN TOMBOL FILTER


Selain dengan cara-cara penyortiran di atas, jika Anda menggunakan auto filter atau mengaktifkan Filter Button pada format tabel Excel, Anda bisa juga mengurutkan data dengan cepat menggunakan perintah sort pada tombol filter.

Menyortir Data Excel Dengan Tombol Filter

PERINGATAN SAAT MENGURUTKAN DATA DI EXCEL


Saat mencoba menyortir data di excel Anda mungkin akan mendapatkan pesan peringatan seperti di bawah ini.

Sort Warning Excel

Peringatan tersebut menkonfirmasikan bahwa ada range data yang tidak ikut terseleksi, sehingga tidak akan ikut di sortir.

Peringatan ini biasanya muncul saat sebelum melakukan sortir Anda menyeleksi sebagian data dan Excel mendeteksi bahwa ada beberapa kolom lain yang dianggap memiliki relasi dengan kolom yang sedang Anda sortir.

Pilihan yang salah akan menyebabkan data Anda berantakan.

Anda bisa memilih Cancel untuk membatalkan pengurutan data dan mengulangi penyortiran dari awal atau pilih opsi "Expand the selection" untuk memperlebar tabel pengurutan atau mengikutkan kolom-kolom lain yang terkait dalam pengurutan data excel.

Jika Anda yakin bahwa Anda hanya akan mengurutkan kolom-kolom terseleksi saja pilih opsi "Continue with current selections".

Untuk lebih memahaminya silahkan lakukan hal berikut:
  1. Warnai beberapa baris untuk memudahkan visualisasi
  2. Seleksi seluruh kolom D atau kolom Alamat
  3. Lakukan sort A to Z.
  4. pilih opsi "Continue with current selections"
  5. Klik tombol Sort.

Sort Warning Expand The Selection

Apa yang terjadi? data Anda menjadi berantakan? Tekan Ctrl+z untuk melakukan Undo penyortiran data ini.

jadi sebelum penyortiran Ada baiknya Anda memastikan bahwa seluruh data yang akan diurutkan terseleksi.

MENGURUTKAN DATA EXCEL TINGKAT LANJUT


Selain dengan penyortiran atau pengurutan cepat Anda bisa menggunakan opsi pengurutan data excel lebih lanjut dengan menggunakan tombol perintah Sort.

Pengurutan tingkat lanjut ini bisa anda manfaatkan untuk mengurutkan satu atau beberapa kolom sekaligus berdasarkan warna cell, warna font atau icon cell jika tersedia.

Custom Sort ini juga bermanfaat untuk melakukan pengurutan yang case sensitive atau peka huruf besar kecil serta mengurutkan data dari kiri ke kanan atau sebaliknya.

Untuk memulai custom sort di excel ini langkahnya adalah sebagai berikut:
  1. Klik bagian mana saja di dalam area tabel data Anda
  2. Pada Tab DATA pilih menu Sort.
  3. Setelah jendela custom sort muncul, atur pengurutan data sesuai yang Anda butuhkan.
  4. Klik OK untuk menerapkan penyortiran yang telah Anda tentukan.

Custom Sort Pada Excel

Mengurutkan Data Excel Berdasarkan Warna Sel, Warna Font, atau Ikon Sel


Untuk mengurutkan data sesuai dengan Warna Sel, Warna Font atau Ikon Sel, langkah-langkah seperti sebelumnya.

Kemudian pada jendela custom sort:
  • Pada bagian column:Sort By pilih kolom mana yang akan Anda jadikan acuan utama pengurutan.
  • Pada bagian Sort On pilih jenis penyortiran yang Anda inginkan. Berdasarkan Value, Cell color, Font Color atau Cell Icon.
    - Pilih Cell color jika ingin mengurutkan berdasarkan warna fill/background sel.
    - Pilih Font color jika ingin mengurutkan berdasarkan warna font.
    - Pilih Cell icon jika ingin mengurutkan berdasarkan ikon.
  • Pada bagian Order tentukan jenis urutan penyortiran yang Anda inginkan.
    - On Top untuk cell berwarna diurutkan terlebih dahulu
    - On Bottom untuk cell berwarna diurutkan terakhir

Mengurutkan berdasarkan format sel excel

Selain menggunakan menu Sort, pengurutan berdasarkan warna sel, warna font atau berdasarkan ikon sel ini bisa juga Anda lakukan melalui tombol filter seperti dibawah ini:

Mengurutkan data Excel berdasarkan warna

Pengurutan Bertingkat atau Beberapa Kolom Excel Sekaligus


Untuk mengurutkan beberapa kolom sekaligus sehingga data Anda akan diurutkan secara bertingkat dari sebuah kolom kemudian diurutkan lagi berdasarkan kolom lainnya caranya adalah dengan menambahkan kolom-kolom yang diurutkan pada bagian Column:Sort by dengan memilih menu Add Level.

Misalnya untuk mengurutkan data berdasarkan kolom ALAMAT, kemudian dilanjutkan berdasar kan kolom NAMA lalu diurutkan lagi berdasarkan kolom BARANG pengurutannya di Excel akan tampak seperti berikut:

Mengurutkan banyak kolom sekaligus

Untuk menghapus level terpilih klik menu Delete Level dan gunakan menu Copy Level untuk menggandakan level pengurutan terpilih.

Untuk mengatur ulang urutan level gunakan tombol segitiga(Move up dan Move Down).

Mengurutkan Data Secara Case Sensitive (Peka Huruf Besar dan Kecil)


Untuk mengurutkan data secara case sinsitive pilih menu Options. Kemudian, pada kotak dialog Sort Options centang opsi case sensitive.

Mengurutkan Data Secara Case Sensitive

Jika opsi case sensitive ini tercentang maka excel akan mengurutkan data anda dengan memperhatikan kapitalisasi huruf data yang tersedia.


DOWNLOAD FILE LATIHAN MENGURUTKAN DATA


Dropbox
GDrive

*Jika link mati / tidak dapat diakses silahkan lapor via kontak yang tersedia
LINK DOWNLOAD TERKUNCI.
Silahkan SHARE untuk membuka kunci!

Apabila masih ada yang kurang jelas silahkan disampaikan pada bagian komentar di bawah.

Baca Tutorial Excel Lainnya: